Appendice D - Importazione/Esportazione dati

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Per l'importazione e l'esportazione dei dati occorre utilizzare un determinato tipo di formato, il CSV (Comma Separated Values).Per informazioni approfondite, fare riferimento al seguente documento: Il formato CSV

Importazione

I dati che si possono importare sono:

  • Anagrafica Persone Fisiche
  • Anagrafica Persone Giuridiche
  • Presenze:
  1. Ore lavorate
  2. Timbrature

Struttura dei dati

Per le persone fisiche e le persone giuridiche il file CSV da importare deve avere una struttura specifica.

Anagrafica Persone Fisiche

Il file CSV per l'anagrafica persone fisiche deve contenere i seguenti valori, quindi occorre denominare le colonne nel modo seguente:

CF, NOME, COGNOME, EMAIL, TEL, CELL, FAX

Non hanno importanza l'ordine dei campi, nè le minuscole e le maiuscole. E' possibile esportare anche solo alcuni dei campi sopraelencati.

Anagrafica Persone Giuridiche

Il file CSV per l'anagrafica persone giuridiche deve contenere i seguenti valori, quindi occorre denominare le colonne nel modo seguente:

PIVA, RAGIONESOCIALE, DATACOSTITUZIONE, EMAIL, TEL, FAX

Non hanno importanza l'ordine dei campi, nè le minuscole e le maiuscole. E' possibile esportare anche solo alcuni dei campi sopraelencati.

Presenze

L'introduzione del Libro Unico del Lavoro ha apportato varie modifiche all'attività di elaborazione paghe, gravando sulla mole di lavoro attribuita al consulente. Infatti con l'entrata in vigore del decreto legge del 25 giugno 2008, dovranno risultare registrate per ogni giorno dei singoli mesi di riferimento:

  • il numero delle ore di lavoro effettuate;
  • l'indicazione delle ore di straordinario;
  • le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
  • le ferie;
  • i riposi.

Questa procedura viene semplificata, in quanto il datore di lavoro dovrà preparare un file csv con le presenze da inviare mensilmente (via mail o via web) al consulente il quale importerà i dati direttamente in PagheOpen.

File semplificato di importazione presenze

Il formato dei dati delle presenze che il datore di lavoro dovrà registrare, dovrà rispettare il seguente standard:

  • File ore lavorate
CF, DATA, ORE
BNDLRAXXXXXXXXXX, 01/01/2008, 8
BNDLRAXXXXXXXXXX, 02/01/2008, 7
.....

dove CF si riferisce al codice fiscale, DATA al giorno di riferimento e ORE alle ore di lavoro ordinarie effettuate dal lavoratore.

Personalizzazione del file

Il suddetto file può essere o stato preparato manualmente dal datore o un file prodotto da software per il rilevamento delle presenze. Nel caso in cui questo software non produca un formato compatibile con quello standard, è possibile fare delle personalizzazioni. Ad esempio se viene prodotto in formato testo, occorrerà riformattarlo copiando i dati in Calc o Excel e salvando in csv. Ma se il file prodotto è totalmente incompatibile con lo standard proposto, occorrerà modificare la configurazione di PagheOpen per far si che accetti i dati nel formato prodotto.

Procedura avanzata: modifica della configurazione software

E' possibile importare i dati relativi alle presenze in formati alternativi o personalizzati. Ad esempio i file potrebbero avere la struttura seguente:

  • File timbrature:
CF, DATA, ENTRATA, USCITA
BNDLRAXXXXXXXXXX, 01/01/2008, 9.00, 13.00
BNDLRAXXXXXXXXXX, 02/01/2008, 9.00, 13.00
.....

dove invece delle ore lavorate sono indicate l'ora di ingresso e l'ora di uscita.

La struttura del file CSV da importare è libera e completamente personalizzabile sia in termini di valori che in nomi di colonne. I valori che possono essere importati sono i seguenti:


  • 1 Codice fiscale
  • 2 Partita Iva
  • 3 Codice Inps del lavoratore
  • 4 Codice del badge o del cartellino del lavoratore
  • 5 Data (ovvero giorno di riferimento)
  • 6 Ore lavorate
  • 7 Orario di ingresso effettivo
  • 8 Orario di uscita effettivo
  • 9 Orario timbratura generica
  • 10 Campo riservato utile per specificare se la timbratura è riferita all'entrata o alll'uscita del lavoratore

I nomi delle colonne e il valore che rappresentano possono essere personalizzati configurando la tabella del database denominata FIELDMAP, in relazione ai nomi e ai valori esistenti nel file CSV.

Esempio

Il file da importare ha la seguente struttura:

 CF, DATA, ENTRATA, USCITA
 BNDLRAXXXXXXXXXX, 01/01/08, 9.00, 13.00
 BNDLRAXXXXXXXXXX, 02/01/08, 9.00, 13.00
 .....
  • L'impresa in questione è Moretti Cucine cod.anagrafica = 50
  • Eseguire le seguenti query:
INSERT INTO FIELDMAP (IDIMPRESA, IDFIELD, NOME) VALUES ( 50, 1,  'CF')
INSERT INTO FIELDMAP (IDIMPRESA, IDFIELD, NOME) VALUES ( 50, 5,  'DATA')
INSERT INTO FIELDMAP (IDIMPRESA, IDFIELD, NOME) VALUES ( 50, 7,  'ENTRATA')
INSERT INTO FIELDMAP (IDIMPRESA, IDFIELD, NOME) VALUES ( 50, 8,  'USCITA')

DOVE

  • 50 è il codice anagrafica dell'impresa
  • i valori 1,5,7,8 si riferiscono ai codici dei valori sopra elencati e identificati in rosso.

Esportazione

Modalità semplificata

Effettuare l'esportazione dei dati è molto semplice ed automatico. E' possibile esportare le anagrafiche delle Persone Fisiche e delle Persone Giuridiche. Il file che viene creato è un file CSV.
Dal menù di PagheOpen -> Altro -> Importa dati sezione Esporta
selezionare i dati da esportare se Persone giuridiche o Persone fisiche e la cartella di destinazione e terminare l'esportazione con il tasto Esporta.Nella cartella di destinazione viene creto un file CSV apribile con un foglio di calcolo.

Modalità avanzata

Esportare dati dal database a un foglio di calcolo

I dati contenuti nel database e gestiti con Flamerobin, possono essere esportati con facilità su un foglio di calcolo. Ad esempio, si potrebbe avere l'esigenza di esportare le anagrafiche per averle disponibili su foglio Excel o Calc.

Flamerobin permette di effettuare questa operazione con estrema facilità utilizzando il formato Csv.

Ecco come fare:

  • Da START -> Tutti i programmi
  • Aprire Flamerobin.


  • Collegarsi con il database facendo doppio clic.
Esport03.jpg


  • Aprire la tabella che contiene i dati da esportare, es. Anagrafica, utilizzando il tasto destro sopra il nome della tabella e cliccando su Select from.
Esport02.jpg


  • Cliccare nell'angolo in alto a sinistra per selezionare tutti i dati e utilizzando il tasto destro, cliccare Save as CSV file e salvare il documento con un nome.
Esport04.jpg


  • Riaprendo il documento con doppio clic, occorre spuntare come separatore la tabulazione come in figura:
Esport05.jpg


  • Mettere la spunta su tabulazione
  • Confermare con ok
  • Si apre il foglio di calcolo.